캐나다 비자나 이민 신청을 대리인에게 맡겼는데, 나중에 신청서 내용이 잘못됐다는 사실을 알게 되는 경우가 있습니다.

이럴 때 신청인은 자연스럽게 이런 질문을 하게 됩니다.

“제가 직접 작성한 것도 아닌데, 대리인이 잘못 쓴 내용까지 제 책임인가요?”

중요한 것은 누구의 잘못인지만 따지는 것이 아닙니다.

실제로 어떤 정보가 제출됐는지, 그 오류가 심사에 얼마나 중요한지, 신청이 현재 어느 단계에 있는지를 차례로 확인해야 합니다.

※ 이 글은 특정 고객의 실제 사건을 소개하는 것이 아니라, 실무에서 발생할 수 있는 상황을 일반화하여 설명한 전문 정보입니다.

대리인이 작성했어도 신청인이 확인해야 합니다

캐나다 비자 또는 이민 신청에서 대리인을 이용할 수 있지만, 대리인을 이용한다고 해서 신청인의 책임이 없어지는 것은 아닙니다.

IRCC는 신청서에 거짓되거나 오해를 일으킬 수 있는 정보를 제공하는 것은 법에 위반될 수 있으며, 대리인이 신청서를 작성했더라도 신청인이 제출정보에 대한 책임을 진다고 안내하고 있습니다.

따라서 다음과 같은 설명만으로 모든 문제가 해결되는 것은 아닙니다.

“대리인이 알아서 작성했습니다.”

“저는 신청서 내용을 보지 못했습니다.”

“영어를 잘 몰라서 서명만 했습니다.”

물론 대리인이 신청인의 동의 없이 정보를 변경하거나 허위서류를 제출했다면 그 경위와 증거는 중요합니다.

그러나 대응을 시작하기 전에 먼저 실제 제출자료를 정확히 확인해야 합니다.

가장 먼저 실제 제출본을 확보해야 합니다

신청인이 대리인에게 전달한 자료와 IRCC에 실제로 제출된 자료는 서로 다를 수 있습니다.

따라서 다음 자료를 확보하는 것이 우선입니다.

  • 최종 제출된 신청서

  • 첨부된 설명서와 진술서

  • 재직증명서와 경력증명서

  • 학력자료

  • 재정 및 은행자료

  • 초청장과 고용 관련 서류

  • 가족관계 자료

  • 대리인 선임서

  • 접수확인서와 신청번호

  • IRCC에서 받은 메시지와 요청서

  • 대리인과 주고받은 이메일 및 메신저 내용

대리인이 보내준 초안만 확인해서는 충분하지 않습니다.

IRCC에 실제로 제출된 최종본이 무엇인지 확인해야 합니다.

모든 오류가 같은 문제는 아닙니다

신청서의 오류는 내용과 중요성에 따라 다르게 평가해야 합니다.

단순한 오타

다음과 같은 오류는 비교적 단순할 수 있습니다.

  • 전화번호 한 자리 오류

  • 주소 철자의 작은 실수

  • 설명에 영향을 주지 않는 오탈자

  • 문서 배열이나 파일명의 실수

그러나 작은 오류처럼 보여도 신청인 식별이나 연락에 영향을 줄 수 있다면 정정이 필요할 수 있습니다.

심사에 영향을 줄 수 있는 중요한 오류

다음과 같은 정보는 심사결과에 직접 영향을 줄 가능성이 있습니다.

  • 학력이나 학교 이력

  • 고용주와 근무기간

  • 직책과 담당업무

  • 소득과 재정상태

  • 혼인 및 가족관계

  • 과거 비자 신청과 거절 이력

  • 다른 국가의 체류 또는 추방 이력

  • 범죄 관련 정보

  • 군 복무와 정부기관 근무 이력

  • 캐나다 방문 목적

  • 초청인과 신청인의 관계

이러한 내용이 사실과 다르게 제출됐다면 단순한 오타로 취급하기 어렵습니다.

신청인이 알고 있던 내용과 제출된 내용이 다른가요?

오류를 발견했다면 다음 사실을 시간순으로 정리해야 합니다.

  1. 신청인이 대리인에게 어떤 정보를 제공했는지

  2. 대리인이 어떤 초안을 신청인에게 보여줬는지

  3. 신청인이 최종 신청서를 확인했는지

  4. 신청인이 어떤 문서에 서명했는지

  5. 실제로 IRCC에 어떤 정보가 제출됐는지

  6. 오류를 언제 처음 발견했는지

  7. 발견 후 어떤 조치를 취했는지

이 과정에서 이메일, 문자메시지, 계약서, 파일 전송기록과 수정본은 중요한 증거가 될 수 있습니다.

신청서가 아직 심사 중이라면

아직 결정이 내려지지 않았다면 오류의 내용과 중요성을 먼저 검토해야 합니다.

필요한 경우 IRCC 웹폼 등을 통해 다음 자료를 제출하는 방안을 검토할 수 있습니다.

  • 정확한 정보

  • 오류가 발생한 경위

  • 수정된 신청서 또는 증빙자료

  • 기존 정보와 수정정보를 비교한 설명

  • 대리인과 주고받은 자료

  • 신청인이 오류를 발견한 시점

  • 즉시 정정하려 했다는 점을 보여주는 자료

그러나 오류를 발견했다고 해서 설명 없이 수정자료만 보내는 것이 항상 적절한 것은 아닙니다.

기존 제출내용과 새 자료가 서로 다르면, 심사관은 왜 정보가 달라졌는지 의문을 가질 수 있습니다.

따라서 무엇이 잘못됐고 왜 잘못됐는지를 명확하고 일관되게 설명해야 합니다.

대리인 변경 또는 취소가 필요할 수 있습니다

신청인은 대리인을 언제든 변경하거나 취소할 수 있습니다.

IRCC의 현재 안내에 따르면 대리인을 추가하거나 변경하거나 취소할 때는 `Use of a Representative Form (IMM 5476)`을 사용합니다.

이미 신청서를 제출했다면 작성한 양식을 IRCC 웹폼 등을 통해 제출할 수 있습니다.

IRCC 대리인 추가·변경·취소 안내

Use of a Representative Form IMM 5476 안내

대리인을 변경할 때는 다음도 확인해야 합니다.

  • IRCC 계정에 누가 접근할 수 있는지

  • 신청서 연락 이메일이 누구의 것인지

  • IRCC 서신을 누가 받고 있는지

  • 기존 대리인이 보관한 자료를 모두 받았는지

  • 신청번호와 UCI를 확보했는지

  • 새 대리인 정보를 IRCC에 통지했는지

IRCC는 대리인을 변경하는 경우 즉시 알리고 새 `IMM 5476`을 제출하도록 안내하고 있습니다.

절차적 공정성 서신을 받았다면

IRCC가 제출정보에 관해 의문을 제기하는 절차적 공정성 서신을 보냈다면, 단순 정정과는 다른 접근이 필요할 수 있습니다.

답변에서는 보통 다음을 검토해야 합니다.

  • IRCC가 문제 삼는 정확한 정보

  • 그 정보가 왜 중요하다고 판단됐는지

  • 신청인이 대리인에게 제공한 원래 정보

  • 대리인이 실제로 제출한 정보

  • 신청인이 잘못된 내용을 알았는지

  • 제출 전 확인과 서명 과정

  • 오류 발견 후 취한 조치

  • 설명을 뒷받침하는 객관적 자료

“대리인의 실수였다”는 주장만 반복해서는 충분하지 않을 수 있습니다.

신청인이 어떤 정보를 제공했고 실제 제출과정에서 무엇이 달라졌는지를 자료로 보여주는 것이 중요합니다.

이미 신청이 거절됐다면

거절된 뒤에는 같은 신청서를 약간 수정해 바로 다시 제출하기보다, 거절 원인을 먼저 분석해야 합니다.

다음 사항을 확인해야 합니다.

  • 거절서에 기재된 사유

  • 신청서와 증빙자료의 불일치

  • 심사관이 문제 삼은 정보

  • 대리인의 작성 오류가 거절에 영향을 줬는지

  • 허위진술 판단이 포함됐는지

  • 추가자료 부족으로 거절된 것인지

  • 재신청으로 해결할 수 있는 문제인지

  • 별도의 법적 검토가 필요한 문제인지

기존의 잘못된 정보가 정리되지 않은 상태에서 다시 신청하면 이전 신청과 새 신청 사이에 모순이 생길 수 있습니다.

재신청 시에는 무엇이 잘못됐고 어떤 정보가 정확한지를 분명하게 설명할 필요가 있습니다.

대리인의 잘못을 신고하면 신청 문제가 해결될까요?

대리인이 허위정보를 입력하거나 서류를 조작했거나 신청인을 속였다면 관련 기관에 신고하는 방안을 검토할 수 있습니다.

IRCC는 대리인이 사기나 잘못된 정보를 제공한 것으로 의심될 경우 IRCC 웹폼 및 관련 기관에 알릴 수 있다고 안내합니다.

이민 대리인 관련 민원 및 신고 안내

다만 대리인을 신고했다고 해서 잘못 제출된 신청서가 자동으로 수정되거나 승인되는 것은 아닙니다.

다음 두 문제는 별도로 다뤄야 할 수 있습니다.

  • 대리인의 행위에 대한 신고 또는 민원

  • 신청인의 비자·이민 신청에 대한 정정과 대응

새로운 대리인을 선임할 때 확인할 사항

새로운 대리인을 선임할 때는 이름이나 광고만 믿지 말고 공식 자격을 확인해야 합니다.

CICC는 공개 등록부를 통해 해당 컨설턴트가 현재 활동 가능한 상태인지 확인할 수 있도록 하고 있습니다.

특히 등록부의 `Entitled to Practise` 항목이 `Yes`인지 확인하는 것이 중요합니다.

CICC 이민 컨설턴트 자격 확인 안내

새로운 대리인에게는 다음 사항도 확인하는 것이 좋습니다.

  • 최종 제출 전 신청서를 보여주는지

  • 모든 답변을 신청인과 확인하는지

  • 제출 후 완성본을 제공하는지

  • IRCC 접수자료를 공유하는지

  • 서비스 범위와 수수료가 계약서에 명시됐는지

  • 결과를 보장한다고 광고하지 않는지

  • 신청인의 동의 없이 정보를 변경하지 않는지

앞으로 같은 문제를 예방하려면

대리인을 이용하더라도 다음 절차를 지키는 것이 좋습니다.

제출 전

  • 모든 질문과 답변을 직접 확인합니다.

  • 빈칸이 있는 상태로 서명하지 않습니다.

  • 이해하지 못한 내용은 설명을 요청합니다.

  • 학력·경력·가족관계·거절 이력을 다시 확인합니다.

  • 최종 신청서와 첨부자료를 내려받아 보관합니다.

제출 후

  • 접수번호와 UCI를 확보합니다.

  • 제출 완료 확인서를 받습니다.

  • IRCC 연락 이메일을 확인합니다.

  • 추가서류 요청과 마감일을 직접 관리합니다.

  • 변경사항이 생기면 대리인에게만 알리지 말고 실제 IRCC 통지 여부를 확인합니다.

정리하면

대리인이 캐나다 비자 신청서를 잘못 작성했다는 사실을 발견했다면, 가장 먼저 실제 제출된 신청서와 모든 첨부자료를 확보해야 합니다.

그다음 오류가 단순한 오타인지, 심사결과에 영향을 줄 수 있는 중요한 정보인지 구분해야 합니다.

신청이 진행 중이라면 정정정보와 설명을 제출할 필요가 있는지 검토하고, 대리인을 신뢰하기 어려운 경우에는 `IMM 5476`을 이용해 대리인을 변경하거나 취소할 수 있습니다.

이미 신청이 거절됐다면 같은 내용으로 즉시 재신청하기보다, 기존 제출자료와 거절사유를 먼저 분석해야 합니다.

대리인의 실수가 있었더라도 신청인의 이름으로 제출된 정보에 대한 책임 문제가 발생할 수 있으므로, 사실관계와 증거를 중심으로 신중하게 대응해야 합니다.

본 글은 일반적인 정보 제공을 위한 것이며, 개별 사건에 대한 법률적 또는 이민 자문을 대신하지 않습니다.

In English

What Should You Do If a Representative Made an Error in Your Canadian Visa Application?

An applicant may discover that a representative entered incorrect information in a Canadian visa or immigration application.

The applicant may not have personally completed the forms, but this does not automatically remove responsibility for the information submitted to IRCC.

IRCC states that applicants are responsible for the information in their applications even where a representative completed the forms.

The appropriate response depends on what was submitted, how significant the error is and whether the application is still in process or has already been refused.

This article describes a generalized situation and does not refer to a specific client or actual case.

Obtain the complete application first

The applicant should obtain the exact version of the application that was submitted to IRCC.

This should include:

  • all application forms;

  • written explanations and statements;

  • supporting documents;

  • employment and education records;

  • financial documents;

  • family information;

  • prior immigration history;

  • the representative form;

  • submission confirmations;

  • IRCC correspondence; and

  • emails and messages exchanged with the representative.

The applicant should not rely only on an earlier draft. The actual submitted version must be reviewed.

Determine whether the error is material

Not every mistake has the same significance.

A minor typographical mistake may be different from inaccurate information about:

  • employment history;

  • education;

  • marital or family status;

  • finances;

  • previous visa refusals;

  • criminal history;

  • travel history; or

  • the purpose of travel.

The more relevant the information is to eligibility or admissibility, the more carefully the correction and explanation should be prepared.

Establish how the mistake occurred

The applicant should create a clear chronology showing:

  • what information was given to the representative;

  • what draft was shown to the applicant;

  • whether the applicant reviewed the final forms;

  • what the applicant signed;

  • what was actually submitted;

  • when the discrepancy was discovered; and

  • what action was taken after discovery.

Emails, messages, contracts, document versions and payment records may be important evidence.

If the application is still in process

Where a decision has not yet been made, the applicant may need to consider providing corrected information and an explanation to IRCC.

The response may include:

  • the correct information;

  • an explanation of the error;

  • corrected forms or evidence;

  • a comparison between the original and corrected information; and

  • records showing how the error occurred.

A rushed correction without an explanation may create further questions if the new information conflicts with the original application.

Changing or cancelling a representative

An applicant may change or cancel a representative at any time.

IRCC uses the Use of a Representative Form, IMM 5476, to appoint, update, cancel or replace a representative.

Where the application has already been submitted, the completed form may generally be sent through the IRCC Web form.

The applicant should also confirm control of the application account, email address, passwords, application number and IRCC correspondence.

If IRCC raises concerns

If IRCC sends a procedural fairness letter or asks for an explanation, the response should address the precise concern.

It may be necessary to explain:

  • what information the applicant originally provided;

  • what the representative submitted;

  • whether the applicant knew about the incorrect information;

  • whether the applicant reviewed or signed the forms;

  • when the error was discovered; and

  • what evidence supports the explanation.

Simply stating that the representative made the mistake may not be enough.

If the application has already been refused

Before reapplying, the applicant should review:

  • the refusal letter;

  • the complete submitted application;

  • inconsistencies between the forms and evidence;

  • whether the representative’s mistake affected the decision;

  • whether misrepresentation concerns were raised; and

  • whether re