20년 전 캐나다 입국거절 기록, 지금도 확인할 수 있을까?
오래전에 캐나다를 방문했다가 공항에서 입국이 허용되지 않아 한국으로 돌아온 경험이 있는데, 시간이 많이 지나 정확한 연도나 당시의 거절사유를 기억하지 못하는 경우가 있습니다.
당시 공항에서 오랜 시간 질문을 받았거나, 수하물 검사를 받고, 별도의 심사를 거쳤으며, 지문이나 사진을 제공한 기억 또는 어떤 서류를 받은 기억은 있지만 정확히 어떤 이유와 절차로 입국이 거절되었는지는 알지 못하는 경우도 있습니다.
사건이 15년, 20년 이상 지나고 나면 다음과 같은 질문이 생길 수 있습니다.
- 당시 캐나다 입국거절 기록이 아직 남아 있을까요?
- 정확한 거절사유나 공항 심사기록을 확인할 수 있을까요?
- 정확한 날짜와 구여권 번호를 몰라도 기록을 찾을 수 있을까요?
- 미국이나 호주에서의 과거 거절기록이 캐나다와 공유될 수 있을까요?
- 앞으로 캐나다 비자나 eTA를 신청할 때 오래전 사건을 어떻게 기재해야 할까요?
오래된 사건의 경우 기록을 찾을 수 있다고 미리 보장할 수도 없고, 단순히 시간이 오래 지났다는 이유만으로 모든 정부기록이 사라졌다고 단정할 수도 없습니다. 먼저 어떤 종류의 기록을 찾으려는 것인지와 해당 기록의 보존기준을 구분하는 것이 중요합니다.
2000년대 캐나다 방문이었다면 현재의 eTA를 이용한 것은 아닙니다
오래전 캐나다 여행을 기억하면서 “당시에 eTA로 캐나다에 갔다”고 표현하는 경우가 있습니다.
하지만 현재의 전자여행허가인 Electronic Travel Authorization, 즉 eTA는 그보다 훨씬 뒤에 도입된 제도입니다.
캐나다는 2016년 11월 10일부터 비자면제 대상 여행자가 항공편으로 캐나다에 입국하거나 환승할 때 eTA를 요구하기 시작했습니다.
따라서 사건이 2000년대 초반이나 중반이었다면 현재의 eTA를 이용해 캐나다에 입국하려 했던 것은 아닙니다.
오랜 시간이 지나면서 당시 한국 여권에 적용되던 무비자 방문제도와 현재의 eTA 제도가 기억 속에서 섞였을 가능성이 있습니다.
이 차이는 단순한 명칭의 문제가 아닙니다.
과거 기록을 찾을 때는 당시 실제로 사용했던 여권, 방문시기, 입국방식과 Port of Entry를 가능한 범위에서 다시 구성해야 하기 때문입니다.
가장 먼저 확인할 것: Travel History는 얼마나 오래 보관될까요?
Canada Border Services Agency, 즉 CBSA는 Travel History Report를 캐나다에 대한 입국·출국 기록으로 설명하고 있습니다.
현재 CBSA 공식 안내에 따르면 Travel History Report의 보존기간은 15년입니다.
CBSA Travel History Report 공식 안내
따라서 약 20년 전에 발생한 사건이라면 일반적인 Travel History 자료에서 당시 기록을 더 이상 확인하지 못할 가능성을 현실적으로 고려해야 합니다.
Travel History와 모든 CBSA 기록은 같은 것이 아닙니다
여기서 중요한 구분이 있습니다.
Travel History Report가 15년간 보관된다고 해서 CBSA가 보유할 수 있는 모든 종류의 immigration 또는 enforcement 기록이 반드시 똑같은 기간 동안 보관된다는 뜻은 아닙니다.
CBSA는 프로그램과 개인기록의 종류별로 서로 다른 information holdings와 retention standards를 두고 있습니다.
CBSA Information about Programs and Information Holdings
따라서 오래전 사건을 확인할 때는 단순한 출입국 날짜만 찾는 것인지, 당시 공항에서 별도의 immigration examination 또는 enforcement 관련 처리가 이루어졌는지를 확인하려는 것인지 구분해야 합니다.
약 20년 전의 일반적인 입국거절 사건이라면 관련 세부기록이 이미 보존기간을 지나 존재하지 않을 가능성도 충분히 있습니다. 그렇지만 해당 사건에서 어떤 종류의 기록이 실제로 생성되었는지 확인하기 전부터 “모든 캐나다 정부기록이 전부 없어졌다”고 단정하는 것도 적절하지 않습니다.
공항에서 Secondary Examination을 받았다면 무엇을 확인해야 할까요?
단순히 캐나다에 입국한 날짜를 찾는 것과 공항에서 별도의 입국심사를 받았던 사건을 조사하는 것은 동일한 일이 아닙니다.
예를 들어 오래전 캐나다 공항에서 다음과 같은 경험이 있었을 수 있습니다.
- 방문목적에 대해 반복적으로 질문을 받음
- 구체적인 여행일정이나 숙박계획을 질문받음
- 수하물이나 개인 소지품을 검사받음
- 일반 입국심사대가 아닌 별도의 공간으로 이동함
- 지문이나 사진과 관련된 절차를 거친 기억이 있음
- 서류 또는 봉투를 받은 기억이 있음
- 결국 캐나다에 입국하지 못하고 출발국으로 돌아감
이러한 기억은 과거 기록을 찾기 위한 출발점으로 사용할 수 있습니다.
그러나 이런 경험만으로 당시 사건의 정확한 법적 또는 행정적 성격을 현재 시점에서 추정해서는 안 됩니다.
“입국거절”이라는 기억과 정부기록의 표현은 다를 수 있습니다
신청인은 오랜 시간이 지난 후 당시 사건을 자연스럽게 “캐나다에서 입국거절을 받았다”고 표현할 수 있습니다.
그러나 실제 정부기록이 확인된다면 해당 사건이 보다 구체적으로 어떻게 처리되었는지가 나타날 수 있습니다.
따라서 현재의 기억만으로 당시 사건의 정확한 처리결과를 임의로 확정하기보다는, 가능한 범위에서 당시 기록을 확인하는 것이 중요합니다.
정확한 입국거절 사유까지 알 수 있을까요?
가능 여부는 현재 실제로 남아 있는 기록에 따라 달라집니다.
당시 examination record, officer's notes 또는 관련 immigration record가 생성되었고 현재까지 보관되어 있으며 공개 가능한 기록이라면 당시 상황을 이해할 수 있는 정보가 확인될 가능성이 있습니다.
반대로 관련 기록이 이미 폐기되었거나, 정확한 날짜·여권번호 등 식별정보가 부족하여 오래된 파일을 찾지 못한다면 정확한 거절사유를 복원하기 어려울 수 있습니다.
ATIP 또는 Privacy 기록조회는 과거 정부기록을 새로 만들어 주는 절차가 아닙니다. 현재 해당 정부기관이 보유하고 있고 법에 따라 공개 가능한 자료를 검색하여 제공받는 절차입니다.
구여권 번호가 없고 정확한 연도도 모른다면?
그렇다고 기록요청 자체가 반드시 불가능한 것은 아닙니다.
다만 제공할 수 있는 정보가 적을수록 20년 전의 특정 기록을 찾아내는 작업은 더 어려워질 수 있습니다.
CBSA는 자신의 개인정보 기록을 요청할 때 기관이 합리적인 노력으로 해당 기록을 식별할 수 있을 정도의 구체적인 정보를 제공하도록 안내하고 있습니다.
오래된 사건이라면 다음 정보를 최대한 정리하는 것이 좋습니다.
1. 가능한 연도 범위
정확한 날짜를 기억하지 못하더라도 가능한 기간을 좁혀봅니다.
예를 들어 “2000년대 초반”보다 “2003년에서 2005년 사이”와 같이 범위를 좁힐 수 있다면 기록 검색에 도움이 됩니다.
2. 입국을 시도했던 공항 또는 국경
Vancouver International Airport, Toronto Pearson International Airport 등 기억나는 Port of Entry를 확인합니다.
3. 당시 사용했던 영문성명
현재 이름과 당시 여권상의 영문성명이 다르다면 당시 사용했던 이름도 함께 확인해야 합니다.
4. 생년월일과 국적
과거 traveller 또는 immigration record를 식별하기 위한 중요한 기본정보입니다.
5. 구여권과 관련된 자료
구여권 자체를 보관하고 있지 않더라도 다음 자료를 확인해볼 수 있습니다.
- 오래된 이메일
- 항공권이나 예약자료
- 과거 비자사본
- 여행사 기록
- 이전 이민신청서
- 여권번호가 기재되었을 가능성이 있는 기타 서류
6. 당시 사건의 구체적인 기억
다음과 같은 사항을 기억나는 순서대로 정리해 두면 좋습니다.
- 공항 도착 후 어떤 질문을 받았는지
- 얼마나 오랫동안 심사를 받았는지
- 수하물 검사가 있었는지
- 지문이나 사진 관련 절차가 있었는지
- 어떤 서류를 받은 기억이 있는지
- 최종적으로 어떤 방식으로 한국에 돌아왔는지
본인의 CBSA 기록은 어떻게 요청할 수 있을까요?
CBSA가 보유하고 있는 자신의 개인정보를 확인하려는 경우에는 일반적으로 Privacy Act에 따른 개인정보 요청을 검토할 수 있습니다.
CBSA 공식 안내에 따르면 자신의 Travel History Report를 직접 요청하는 경우 Privacy Act를 이용할 수 있으며 정부 신청수수료가 없는 방식으로 안내되어 있습니다.
또한 다른 사람이나 대리인이 신청인을 대신하여 정보를 요청하는 경우에는 적절한 동의서와 해당 요청절차가 필요합니다.
오래된 사건에서는 특히 요청범위를 얼마나 정확하게 정하느냐가 중요합니다.
단순히 “20년 전 캐나다 기록을 모두 보내달라”고 요청하기보다는 무엇을 확인하려는 것인지 가능한 범위에서 구체적으로 설명할 필요가 있습니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
- 가능한 Travel History 기록
- 특정 공항 또는 Port of Entry에서 이루어진 immigration examination 관련 기록
- 당시 입국이 허용되지 않았던 사건과 관련된 기록
- 현재 남아 있는 관련 officer's notes 또는 immigration/enforcement records
다만 각각의 자료는 당시 실제로 생성되었는지, 현재까지 보관되어 있는지, 공개 가능한 정보인지에 따라 결과가 달라질 수 있습니다.
처리기간은 얼마나 걸릴까요?
CBSA는 Travel History Report의 경우 최대 30일 정도가 소요될 수 있다고 안내하고 있으며, Access to Information 및 Privacy 관련 요청 역시 법정 처리기간과 필요한 경우의 연장 규정에 따라 처리됩니다.
하지만 20년 전처럼 사건이 오래되었고,
- 정확한 날짜를 알지 못하거나
- 구여권 번호가 없거나
- 하나가 아닌 여러 종류의 기록을 확인해야 하는 경우에는
보다 광범위한 기록검색이나 추가 확인이 필요할 수 있습니다.
따라서 “30일이면 반드시 모든 과거 기록을 받을 수 있다”고 이해해서는 안 됩니다.
“No Records Found”가 나오면 과거 입국거절도 없었던 것일까요?
그렇게 단정해서는 안 됩니다.
오래된 기록이 확인되지 않는 데에는 여러 이유가 있을 수 있습니다.
- 해당 기록의 보존기간이 이미 지났을 수 있음
- 당시 기록을 특정하기 위한 정보가 부족할 수 있음
- 요청한 기록의 종류와 실제 생성된 기록의 종류가 다를 수 있음
- 일부 정보가 공개대상에서 제외될 수 있음
따라서 현재 기록조회에서 해당 자료를 찾지 못했다는 사실과 과거 사건이 실제로 발생하지 않았다는 사실은 서로 다른 문제입니다.
특히 앞으로 비자나 이민신청에서 과거 입국거절 여부를 묻는 질문에 답할 때는 이 차이가 중요할 수 있습니다.
미국이나 호주에서의 거절기록도 캐나다와 공유될까요?
이 문제는 “모든 기록이 자동으로 공유된다” 또는 “서로 전혀 알 수 없다”는 식으로 단순하게 설명하기 어렵습니다.
캐나다는 미국, 영국, 호주, 뉴질랜드와 함께 Migration 5, 즉 M5의 틀에서 이민 및 국경관리 분야에서 협력하고 있습니다.
현재 IRCC의 공식 Visa Integrity 자료는 캐나다가 Migration 5 파트너와의 information-sharing arrangements를 활용하고 있으며 미국 등의 이민정보와 biometric 또는 biographic information을 캐나다의 심사 과정에서 활용하고 있음을 설명하고 있습니다.
IRCC Migration 5 및 Visa Integrity 공식 자료
따라서 미국이나 호주에서 과거 비자 또는 입국 관련 문제가 있었다면 “캐나다에서는 절대로 알 수 없을 것”이라는 전제에서 신청서를 작성해서는 안 됩니다.
모든 과거 거절이 자동으로 공유되었다는 뜻도 아닙니다
정보공유 체계가 존재한다는 사실과 특정 개인의 특정 사건이 실제로 어느 국가에 어떤 형태로 전달되었다는 것은 별개의 문제입니다.
특히 15년 또는 20년 전 사건이라면 다음과 같은 요소를 고려해야 합니다.
- 사건 당시 어떤 정보공유 제도가 적용되었는지
- 당시 생체정보가 실제로 수집되었는지
- 어떤 국가에서 어떤 종류의 신청이나 입국심사가 이루어졌는지
- 해당 정보가 현재까지 보존되어 있는지
- 현재의 심사과정에서 관련 정보가 조회될 수 있는지
따라서 특정 오래된 미국·호주·캐나다 거절기록이 현재 다른 나라에서 반드시 확인된다고 단정할 수도 없고, 절대로 확인되지 않는다고 단정할 수도 없습니다.
해외 이민기록의 정보공유 가능성과 현재 신청서에서 과거 이력을 공개해야 하는 의무는 별개의 문제입니다. “정부가 알 수 있느냐”가 아니라 “현재 신청서가 무엇을 질문하고 있느냐”를 기준으로 답변해야 합니다.
20년 전 사건이라면 앞으로 신청서에 적지 않아도 될까요?
기록의 보존기간과 현재 신청서의 질문범위는 서로 다른 문제입니다.
현재 작성하는 신청서가 무엇을 묻는지를 먼저 확인해야 합니다.
질문에 다음과 같은 표현이 포함되어 있다면 오래전 사건도 검토해야 할 가능성이 있습니다.
- ever
- previously
- any country or territory
- refused a visa or permit
- denied entry
- ordered to leave
따라서 “20년이나 지난 일이라서” 또는 “정부기록도 이미 없을 것 같아서”라는 이유만으로 과거 사실을 임의로 제외해서는 안 됩니다.
현재 질문의 정확한 문구와 본인이 기억하는 사실, 그리고 확보할 수 있는 정부기록을 함께 검토하는 것이 중요합니다.
기록을 왜 찾으려는지도 중요합니다
과거 기록 자체가 궁금해서 요청하는 경우도 있지만, 실제로는 앞으로 새로운 이민신청을 해야 하기 때문에 오래된 기록을 확인하려는 경우가 많습니다.
새로운 eTA 또는 Visitor Visa 신청
과거 visa refusal 또는 denied entry 관련 질문에 정확하게 답하기 위해 당시 사건을 확인하려는 경우입니다.
Study Permit 또는 Work Permit 신청
전체 Immigration History와 기존 신청서 사이의 일관성을 확인할 필요가 있을 수 있습니다.
Permanent Residence 신청
캐나다뿐 아니라 다른 국가에서의 오래된 visa refusal, denied entry 또는 기타 Immigration History를 전체적으로 검토할 필요가 있을 수 있습니다.
과거 신청서의 답변과 현재 기억이 다른 경우
정부기록뿐 아니라 이전에 제출했던 캐나다 신청서에서 당시 사건을 어떻게 기재했는지도 함께 확인하는 것이 중요할 수 있습니다.
이 경우에는 단순히 Travel History 한 장을 확보하는 것보다 전체 Immigration History를 일관되게 정리하는 것이 더 중요한 목적이 될 수 있습니다.
기록조회 전에 확인하면 좋은 사항
- 캐나다 방문연도를 가능한 범위에서 최대한 좁힙니다.
- 입국을 시도했던 공항 또는 Port of Entry를 확인합니다.
- 당시 여권에 사용했던 영문성명을 확인합니다.
- 구여권이나 과거 비자사본이 남아 있는지 확인합니다.
- 오래된 이메일, 항공권과 여행사 자료를 찾아봅니다.
- 당시 공항에서 받았던 서류에 대해 기억나는 내용을 정리합니다.
- 미국·호주 등 다른 국가의 거절사건이 있다면 대략적인 시기와 종류도 함께 정리합니다.
- 앞으로 어떤 비자나 immigration application을 위해 기록을 확인하려는 것인지 명확하게 합니다.
YUJIN VISA에서는 어떤 부분을 검토할 수 있나요?
오래된 입국거절 사건은 단순히 ATIP 요청서를 제출하는 것으로 끝나지 않는 경우가 있습니다.
사건의 상황에 따라 다음과 같은 검토가 필요할 수 있습니다.
- 과거 Immigration History 정리
- 사건 당시 적용되었던 캐나다 입국제도 확인
- 구여권과 과거 신청자료 검토
- CBSA 기록 요청범위 설정
- 기록검색에 필요한 신원정보와 사건정보 정리
- 필요한 정부기록 요청 검토
- 수령된 기록의 내용 분석
- 과거 공항심사 또는 입국거절 기록의 의미 검토
- 이후 eTA·비자·퍼밋 신청서와의 답변 일관성 검토
- 기록이 발견되지 않은 경우 향후 신청에서 설명할 방법 검토
다만 정부기록 조회는 현재 정부기관이 보유하고 있는 기록을 확인하고 공개 가능한 범위에서 제공받는 절차입니다.
이미 보존기간이 지나 폐기된 기록을 대리인이 새로 만들어 받을 수는 없습니다.
오래된 이민기록 조회에서 중요한 것은 “반드시 기록을 찾아준다”는 보장이 아닙니다. 현재 확보할 수 있는 정보로 가장 정확한 범위의 검색을 진행하고, 검색 결과가 무엇을 의미하고 무엇까지는 의미하지 않는지를 향후 Immigration History와 연결하여 검토하는 것입니다.
정리하면
20년 전 캐나다 공항에서 발생한 입국거절 기록을 지금 확인할 수 있는지는 사건마다 다릅니다.
CBSA는 현재 Travel History Report의 보존기간을 15년으로 안내하고 있으므로, 약 20년 전의 일반적인 출입국기록이 더 이상 남아 있지 않을 가능성을 충분히 고려해야 합니다.
다만 Travel History와 모든 immigration 또는 enforcement 기록이 동일한 것은 아니므로, 당시 어떤 종류의 기록이 생성되었는지에 따라 확인범위를 별도로 검토할 수 있습니다.
정확한 연도나 구여권 번호가 없더라도 이름, 생년월일, 대략적인 시기, Port of Entry와 당시 상황 등 확인 가능한 정보를 최대한 정리하여 기록검색을 시도할 수 있습니다.
또한 현재 캐나다는 미국·영국·호주·뉴질랜드와 Migration 5 정보공유 체계를 활용하고 있으므로 다른 국가에서 발생한 과거 immigration issue가 절대로 확인되지 않을 것이라고 가정해서는 안 됩니다.
반대로 특정 20년 전 사건이 모든 국가에 자동으로 공유되었다고 단정하는 것 역시 정확하지 않습니다.
무엇보다 향후 캐나다 또는 다른 국가의 신청서에서 과거 비자거절이나 입국거절 여부를 질문받는 경우에는 사건이 오래되었다는 이유만으로 임의로 제외하기보다, 질문의 정확한 범위와 본인이 알고 있는 사실, 확보 가능한 정부기록을 함께 검토하는 것이 중요합니다.
이 글은 일반적인 정보 제공을 위한 것으로 개별 사건에 대한 법률적 또는 이민 자문이나 특정 결과를 보장하는 내용이 아닙니다. 실제 기록의 존재 여부와 공개범위, 과거 사건의 법적 성격 및 향후 신청서 작성방법은 개별 사실관계와 정부기록에 따라 달라질 수 있습니다.
In English
Can You Still Find a Canadian Entry Refusal Record From 20 Years Ago?
Some travellers remember being refused entry to Canada many years ago but no longer remember the exact year, the formal reason for the decision or what documents may have been issued at the airport.
They may remember extensive questioning, a baggage examination, a secondary inspection, providing fingerprints or photographs, receiving paperwork and ultimately returning to their country of departure.
Many years later, several important questions may arise.
- Does Canada still have the old entry-refusal record?
- Can the original reason for the refusal be identified?
- Can records be located without an exact travel date or old passport number?
- Could old immigration refusals in the United States or Australia be available to Canadian authorities?
- How should the old event be addressed in a future Canadian immigration application?
The age of an immigration event does not by itself establish whether a particular government record still exists. The first step is to identify what type of record is being sought and what retention rules apply to that type of information.
A Trip in the 2000s Would Not Have Used Today's eTA
Applicants sometimes describe an old Canadian trip as having been made using an eTA.
Canada's current Electronic Travel Authorization system was introduced much later.
The eTA requirement for visa-exempt air travellers became mandatory on November 10, 2016.
An airport encounter that occurred in the early or mid-2000s therefore would not have involved travel under today's eTA system.
This distinction matters because a historical immigration event should be reconstructed using the travel documents and immigration procedures that applied at the time.
How Long Does CBSA Retain Travel History?
The Canada Border Services Agency describes a Travel History Report as a record of a traveller's entries to, exits from, or both entries to and exits from Canada.
CBSA currently states that the retention period for a Travel History Report is 15 years.
Official CBSA Travel History Report information
Where an airport incident occurred approximately 20 years ago, the possibility that ordinary Travel History information is no longer retained must therefore be taken seriously.
Travel History is not the same as every CBSA record
The 15-year retention period for Travel History Reports does not mean that every immigration or enforcement record held by CBSA is governed by exactly the same retention rule.
CBSA maintains different classes of records and personal information banks for different programs and activities.
CBSA Information about Programs and Information Holdings
For this reason, a request seeking basic entry and exit dates may differ significantly from a request seeking records relating to a particular immigration examination or enforcement event.
In an ordinary airport-refusal matter from approximately 20 years ago, there may be a significant possibility that detailed historical records are no longer retained. At the same time, the existence of a particular record should not be decided solely by assuming that every CBSA record follows the Travel History retention period.
What If There Was a Secondary Examination?
A simple travel-history search is not necessarily the same as searching for records relating to a separate immigration examination at an airport.
A traveller may remember:
- extensive questioning about the purpose of travel;
- questions about accommodation or travel plans;
- inspection of luggage or personal belongings;
- being directed to a separate examination area;
- providing fingerprints or photographs;
- receiving paperwork or an envelope; and
- ultimately returning to the country of departure.
These recollections can be useful when defining the scope of a historical records request.
They should not, however, be used to guess the precise legal or administrative disposition of the old event.
An applicant's description may differ from the government record
A traveller may understandably describe an old incident as having been “refused entry.”
If a government record can still be located, it may describe more precisely how the process was concluded.
Where possible, the historical event should therefore be reviewed against the actual record rather than assigning a legal characterization solely from memory.
Can the Exact Reason for Refusal Be Identified?
That depends on the records that remain available.
If examination records, officer notes or related immigration records were created, remain retained and are releasable, they may provide useful information about what occurred.
If the relevant material has already been disposed of, or the available identifying information is insufficient to locate the historical file, reconstructing the precise reason may no longer be possible.
An ATIP or Privacy request does not recreate a government record that no longer exists. It seeks information that remains under the control of the government institution and can lawfully be disclosed.
What If the Old Passport Number and Exact Date Are Unknown?
A request may still be possible, although limited identifying information can make a 20-year-old search more difficult.
Useful information can include:
Approximate travel period
Narrow the possible period as much as reasonably possible.
Port of Entry
Identify the Canadian airport or land border where the examination occurred.
Name used at the time
If the traveller's name has changed, identify the name appearing in the old passport.
Date of birth and nationality
These can be important identifiers for historical traveller and immigration records.
Old passport information
Even where the old passport itself has been lost, useful information may remain in:
- old emails;
- airline records;
- visa copies;
- travel-agent records;
- previous immigration applications; or
- other historical documents.
A chronological recollection of the incident
Record what is remembered about the questioning, baggage examination, secondary inspection, biometrics, paperwork received and return journey.
How Can CBSA Records Be Requested?
An individual seeking their own personal information held by CBSA may generally consider making a request under the Privacy Act.
CBSA's Travel History guidance states that a person requesting their own report may apply under the Privacy Act and that this is a free Government of Canada service.
Where another person or representative requests the records, the appropriate consent and access procedure must be used.
In a very old case, defining the scope of the request carefully can be particularly important.
Possible categories may include:
- available Travel History information;
- records relating to an immigration examination at a specified Port of Entry;
- records relating to the event in which admission was not permitted; and
- responsive officer notes or immigration/enforcement records that may still exist.
The result will depend on whether the records were created, whether they remain retained and whether they can lawfully be released.
How Long Will the Request Take?
CBSA states that a Travel History Report may take up to 30 days to process.
Access to Information and Privacy requests are also subject to statutory processing rules and, where legally permitted, extensions.
A broad historical search may require additional work where:
- the exact year is unknown;
- an old passport number is unavailable; or
- more than one category of records may need to be considered.
A 30-day period should therefore not be interpreted as a guarantee that a complete 20-year-old historical immigration file will be produced within one month.
What Does “No Records Found” Mean?
It does not necessarily prove that the historical incident never occurred.
A search may fail to produce records because:
- the applicable retention period has expired;
- there is insufficient information to locate the old file;
- the request does not correspond to the type of record that was originally created; or
- some information may not be releasable.
A negative records-search result and the historical existence of the event are therefore separate issues.
Could a U.S. or Australian Refusal Be Shared With Canada?
Canada participates with the United States, United Kingdom, Australia and New Zealand in the Migration 5 framework.
Current IRCC Visa Integrity materials describe Canadian immigration screening as using information-sharing arrangements with Migration 5 partners, including biometric and biographic immigration information.
Official IRCC information on Migration 5 and visa integrity
An applicant should therefore not prepare an application on the assumption that an immigration problem in another partner country could never become known to Canada.
Information sharing does not mean every historical refusal was automatically transmitted
The existence of an information-sharing framework does not establish that every immigration event involving every traveller was automatically transmitted to every partner country.
For an event that occurred 15 or 20 years ago, relevant factors may include:
- the information-sharing arrangements in place at the time;
- whether biometrics were collected;
- the particular immigration process involved;
- whether the underlying information is still retained; and
- whether relevant information can be accessed through current screening systems.
A specific historical event should therefore not be described as either definitely shared or definitely invisible without supporting information.
The possibility of government information sharing and an applicant's obligation to answer a current immigration question are different issues. The correct question is not simply whether the government can find the event, but what information the current application actually requires the applicant to disclose.
Does an Event From 20 Years Ago Still Need to Be Disclosed?
Government record retention and disclosure requirements on a current application are separate issues.
The exact wording of the current application question is critical.
Questions containing expressions such as the following may require historical events to be considered:
- ever;
- previously;
- any country or territory;
- refused a visa or permit;
- denied entry; or
- ordered to leave.
An applicant should therefore not decide that disclosure is unnecessary solely because an event occurred many years ago or because the government record may no longer be available.
Why the Purpose of the Records Search Matters
A traveller may seek an old record simply to understand what happened, but many historical searches arise because another immigration application is being prepared.
A new eTA or Visitor Visa application
The applicant may need to answer a prior-refusal or denied-entry question accurately.
A Study Permit or Work Permit application
The applicant's broader Immigration History and consistency with previous submissions may need to be reviewed.
Permanent Residence
Historical visa refusals, denied-entry events and other immigration history involving more than one country may need to be considered together.
A conflict between memory and a previous application
Previous Canadian applications may also need to be reviewed to determine how the event was disclosed in earlier submissions.
In these circumstances, obtaining one Travel History Report may be less important than reconstructing a coherent and accurate Immigration History.
Checklist Before Requesting an Old Canadian Border Record
- Narrow the approximate year as much as possible.
- Identify the airport or Port of Entry.
- Confirm the name used in the old passport.
- Search for old passport copies and visa documents.
- Review old emails, airline records and travel-agent files.
- Write down what documents may have been received at the airport.
- Identify approximate dates and types of any U.S., Australian or other immigration refusals.
- Clarify why the historical information is needed for a current or future immigration application.
How YUJIN VISA Can Review a Historical Record Matter
Depending on the circumstances, a historical border-record review may involve:
- reconstructing the applicant's Immigration History;
- identifying the Canadian travel and immigration framework applicable at the time;
- reviewing available old passports and application records;
- defining an appropriate CBSA records request;
- organizing the identifying and incident information required for the search;
- considering relevant government-record requests;
- reviewing records received from the government;
- assessing the apparent nature of the historical border event;
- checking consistency with later eTA, visa or permit applications; and
- considering how an unresolved historical event should be addressed in a future application.
A government records request can only seek information that remains under the control of the relevant institution and can lawfully be disclosed.
A representative cannot recreate a government record that no longer exists.
In a very old immigration matter, the objective should not be to promise that a historical record will be recovered. The practical objective is to conduct the most accurate search possible, understand what the result does and does not establish, and connect that information to the applicant's current Immigration History.
Final Point
Whether a Canadian airport entry-refusal record from approximately 20 years ago can still be located depends on the type of record, the available identifying information and the retention rules applicable to that information.
CBSA currently states that Travel History Reports have a 15-year retention period. The age of the case is therefore a significant limitation when searching for ordinary travel-history information.
Other immigration or enforcement information should be considered according to the type of record involved rather than assuming in advance that it must either still exist or have been destroyed.
Even without an old passport number or exact date, a request can be prepared using the strongest identifying information available, including an approximate period, Port of Entry, name, date of birth and a detailed description of the incident.
Canada also currently uses immigration information-sharing arrangements involving the United States, United Kingdom, Australia and New Zealand. Applicants should not assume that an old foreign immigration event is necessarily invisible to Canada, while also avoiding the opposite assumption that every historical refusal was automatically shared.
Most importantly, when a current immigration application asks about previous visa refusals or denied entry, the applicant should review the exact wording of the question, the facts they remember and any available government records rather than excluding an event simply because it happened many years ago.
This article provides general information only. It does not constitute legal or immigration advice and does not guarantee that any historical government record can be recovered. Record availability, disclosure and the legal characterization of a prior immigration event depend on the individual facts, the records retained by government institutions and the type of current immigration application.